Забыли про важное поручение – система вам напомнит
Хотели бы вы, чтобы ваш персонал вовремя исполнял те или иные поручения, чтобы его работа была автоматизирована. И при этом еще и сэкономить на расходах по содержанию офиса. Если да, то вам как нельзя лучше подойдет система электронного документооборота (СЭД). Внедрение системы электронного документооборота позволяет автоматизировать большинство критичных для компании бизнес-процессов.
«Главное преимущество электронного документооборота заключается в новой, более четкой организации бизнес-процессов компании, кроме того, переход на безбумажные технологии способствует экономии материальных и трудовых затрат», – считает директор организационно-контрольного департамента АО «Казахтелеком» Нагия Смагулова. Электронный документооборот, прежде всего, связан с построением единой информационной системы компании. Единство в данном случае означает возможность оперативной совместной работы с автоматизированных рабочих мест работников, несмотря на то, что офисы и филиалы разделены тысячами километров, а это для компании с разветвленной сетью в масштабах республики особенно актуально.
Кроме этого, по словам Олега Ильина, технического директора ТОО «RealSoft», при внедрении СЭД работа всего персонала компании становится прозрачной для руководства. Безусловно, первое время это привносит некоторый дискомфорт, то есть заставляет несколько психологически перестраиваться.
Также «за работой всего персонала следит система и если кто-либо не выполняет свои обязанности, то она сразу даст сигнал. Если кто-то из сотрудников что-то забыл сделать, то система всегда напомнит. А если работа так и не будет сделана, то донесет эту информацию до руководства компании», – уточняет г-н Ильин. При внедрении электронного документооборота все начинает подчиняться жесткой дисциплине.
СЭД позволяет создавать единые базы по соответствующим направлениям деятельности. Например, в базе данных «Корреспонденция» аккумулируются как все входящие документы, так и исходящие. При этом автоматизируется поиск необходимых документов и, соответственно, сокращение затрат времени и повышение производительности труда.
Внедрение электронного документооборота сокращает срок проработки и согласования внутренних регламентирующих документов, договоров и других документов. «Так как наличие электронного документооборота позволяет одновременно направить проект документа на согласование/ознакомление всем заинтересованным подразделениям/лицам и исключается необходимость длительного ожидания в приемных руководителей с целью получения соответствующей визы на бумажном варианте», – поясняет г-жа Смагулова.
Отметим, однако, что, по мнению г-на Ильина, документооборот в постсоветских странах исторически имеет жесткую централизацию по своей структуре, тогда как в западных странах иная ситуация. «В этом смысле, выстроенная в странах СНГ система намного удобнее для перехода на электронный документооборот. Тогда как в западных странах система электронного документооборота базируется на несколько других принципах», – считает эксперт.
Несмотря на это, при внедрении СЭД в казахстанских компаниях возникает ряд трудностей.
К сожалению, в данный момент не представляется возможным полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства, поскольку используемой при внешней переписке формой документа по-прежнему считается бумажная. «Кроме того, из-за несовершенства действующей законодательной базы дела постоянного и длительного сроков хранения необходимо сдавать в национальный архив РК на бумажном носителе. В этой связи подготовленный, согласованный, подписанный и зарегистрированный в электронном виде вариант письма/распорядительного документа распечатывается на фирменном бланке и повторно подписывается у руководства компании на бумажных носителях», – уточняет г-жа Смагулова.
В то же время «учитывая, что государственные структуры республики в данный момент тоже работают над автоматизацией своих бизнес-процессов, внедряя проект «Электронное правительство», надеемся, что в ближайшие годы будут устранены требования по представлению документов на бумажных носителях», – считает директор организационно-контрольного департамента АО «Казахтелеком».
При внедрении электронного документооборота важным фактором является также воля руководства самой компании, которая его внедряет. «Если само руководство не будет вести работу в СЭД, подписывать документы в электронном виде, согласовывать их в электронном виде, выполнять электронные регламенты, то и все другие пользователи это делать не будут, и, в конце концов, проект просто прекратит свое существование, – подчеркивает г-н Ильин. – Контроль за внедрением важен, но важна и воля руководства заставить персонал работать в СЭД».
Немаловажно проводить и работу с персоналом, который был бы способен работать в системе электронного документооборота. При внедрении в компании должно быть проведено массовое обучение. «Причем уровни обучения должны быть полными. Отдельно и по своей программе обучаются руководители, делопроизводители и, наконец, обычные пользователи системы. Ведь в каждой системе по документообороту есть свои тонкости и нюансы, которые важно понимать и знать при работе с ней», – говорит г-н Ильин.
В настоящее время основной тенденцией по внедрению и разработке СЭД является предоставление доступа к универсальной системе электронного документооборота по модели SaaS – software as a servise, то есть предоставление программного обеспечения потребителю как услуги. В этом случае организация происходит следующим образом: сервис-провайдер обеспечивает функционирование аппаратных серверов и программной части ЭДО полностью самостоятельно. Организация-потребитель приобретает в этом случае не само программное обеспечение, а право доступа к системе на определенные время и количество пользователей. Всю техническую работу выполняет сервис-провайдер, а непосредственный доступ осуществляется посредством сети интернет.
С точки зрения функционального развития систем ЭДО, дальнейшие тенденции приводят нас к созданию многофункциональных конвергентных корпоративных информационных систем типа all-in-one (все в одном). Таким образом, создаваемые системы должны обладать функционалом поддержки электронного бумажного и безбумажного документооборота, хранилищ однотипной и разнотипной документации, легко конфигурируемых workflow-систем, систем совместной работы пользователей (collaboration), систем управления знаниями (форумы, справочники, хранилища и т.д.).
